通过制度修订，将公司各类合同全部纳入合同管理体系，对合同管理部门、合同发起部门以及其他业务部门进行职责分工，明确合同资信管理、评审及审批、签署及用印、合同履行管理、合同的保管和使用、合同管理的考核工作等内容。制度修订好了，做合同管理工作就有了制度依据，一下就觉得腰板也硬起来了。

光有了规范的合同管理制度还不行，业务部门提交审核的合同各式各样，没有自己的合同，业务员出去谈业务的时候是处于被动地位的，而且只使用对方的合同模板，就得合同审批人员字斟句酌才能避开合同漏洞和陷阱，为合同审批增加了不少工作量。因此，笔者先从销售合同和采购合同入手，参照业务部门之前签订的一些比较满意的合同，制作了合同模板让他们研究，觉得哪里有问题再进一步完善，初步将标准合同文本库建立起来，让业务员签订合同时尽量使用我方提供的模板。

公司的合同数量较多，不审即签存在管控风险，但每份合同都要公司领导审批，导致合同签订流程迟缓不说，还会大量占用领导的时间，考虑一番后，笔者借鉴原先公司的合同审批模式，对合同审批按照合同金额做了一般、重大、特大合同分级管理，完善各等级合同的审批流程。合同评审部门除业务主管部门以外，还应包括法务、财务及其他业务相关部门审批；重特大合同在通过业务部门评审后，报业务分管领导、法律顾问、财务总监、经理或董事长审批。

合同管理要注重资信管理，跟资信不良的客户合作，大概率会产生合同履约风险，严重的会导致公司财货两空。所以，笔者在合同审批流程中加了一些环节，由发起部门填写合同基本信息和上传附件的同时，对合同相对方的资信状况进行初步调查，并且在合同审批表单中对资信状况进行填写，业务部门心里对合作方情况有个大概了解以后，再由法务对主体资质、涉诉状况、财产状况等内容补充完善，最后判断客户资信状况为优秀、良好、一般、较差，提交负责合同审批领导进行参考。一般而言，非必要合同如果客户资信状况较差则法务不建议与之合作，资信状况一般，则应做好合同签约金额、履约过程管控，并在签约后对客户资信进一步关注，及时督促业务员回收货款。

合同审批不能流于形式。法务、财务、质量等业务相关部门在审批时不能只填写同意，即便没有合同审批意见，也应当对合同中的相关条款进行复述和评价。如果在审批过程中发现潜在风险的，比如财务部门认为付款方式、税金、发票等约定不合理的；或者质量部门认为合同中约定的质量标准我方实际达不到的，在审批时就要明确提出意见，审批时实施意见反馈制度，审批人员提出的意见必须由发起部门的反馈落实。

合同签订时如果不进行用印登记，公司就不知道这份合同当时到底签了几份、合同上签的是哪个印章、合同有无经过评审、当时用印的经办人员都是谁。如果后面发生合同纠纷，小则导致办案人员无法全面了解当时合同的签约情况；大则如果对方拿出伪造的合同，我方也无法判断真假，稀里糊涂地就可能认可对方的诉求；推行合同用印登记也可防止业务人员规避公司私签合同，或私自改变合同内容。所以用印时进行用印登记，载明用印人员、用印份数、合同编号、用章类别、用印日期等，是合同管理的必然要求，合同用印台账的登记最好是让经办人员手写，也方便以后作为重要的证据资料使用。

做好了合同用印登记，但不对公司已签订的合同进行保管和归档也不行，合同纠纷产生后合同原件是重要的证据，如果我方手里没有合同，或者合同给我方以后因为保管不善遗失了，必将导致我方在诉讼仲裁中陷入不利地位。据此，我方留存合同一般不得少于两份，经当事人签字盖章后，经办人向用印部门留存一份作为归档，另外一份由发起部门保存。另外，合同在审批之初就应当确定合同编号，并在后续的用印登记和归档登记中载明合同编号，方便以后对合同进行查询和管理。合同归档后，如果业务部门需要借用和查看，则应当发起合同借用流程，做好调取和归还的登记工作。

建立了上述合同管理体系，就要在公司逐步推广开来。让制度落地最有效的办法就是执行奖惩机制。法务每月对已签订合同的内容进行评分把控，综合我方标准合同文本使用情况、合同不利条款等因素进行评分并反馈。合同评分标准与业务部门的整体绩效挂钩，业务部门的整体绩效乘以一定的合同质量系数，当月合同整体评分较高的，部门的绩效奖金就高一些，反之则奖金低一些。通过奖惩机制促使业务人员主动参与到合同管理工作中来，提升公司合同签约质量。